livrar-se do tamanho grande do Microsoft ExcelHoje vamos discutir sobre um problema muito comum do arquivo do Microsoft Excel, ou seja, tamanho enorme do arquivo do Excel e tente várias técnicas para reduzir o tamanho do arquivo do Microsoft Excel sem excluir dados.

Há muitas causas que podem ajudar um arquivo do Excel a se tornar enorme, às vezes a planilha do Excel se torna tão grande, enquanto na verdade contém muito pouca informação.

Uma pasta de trabalho do Excel de tamanho grande pode gerar muitos problemas ao lidar com o arquivo, como o arquivo responderá muito lentamente, levará mais tempo para salvar as alterações, demorará o upload e muito mais.

A questão principal é “Qual parte de um arquivo do Excel faz com que o tamanho do arquivo seja grande. Alguns deles são,

Informação enorme – Geralmente, uma planilha com mais de 100.000 linhas e muitas colunas exige uma grande memória para armazenar.

Arquivos de mídia – Se o seu arquivo do Excel contém imagens / imagens / logotipo, então ele pode transformar seu pequeno arquivo do Excel em um grande problema.

Tabelas Dinâmicas – Sim, a tabela dinâmica também pode afetar o tamanho do arquivo. Tabelas Dinâmicas armazenam os dados originais, portanto, cada Tabela Dinâmica possui seu próprio conjunto de dados.

Formatação- caso as folhas sejam formatadas, embora os intervalos de células não estejam em uso, o tamanho do arquivo poderá aumentar.

Às vezes, os metadados do arquivo do Excel e outros conteúdos ocultos também podem aumentar o tamanho do arquivo.

Portanto, existem várias causas de um grande tamanho de arquivo do MS Excel, portanto, temos que aplicar truques diferentes para reduzi-lo. A solução pode depender do conteúdo da pasta de trabalho do Excel, se você não tiver certeza de qual delas está afetando o seu arquivo do Excel, então deverá aplicá-las uma a uma.

Vamos começar a aplicar os truques abaixo, um por um, para converter um arquivo grande do Excel em um tamanho compatível e reduzir o tamanho do arquivo do Excel.

1- Remover a formatação de células

Ao criar um arquivo do Excel, aplicamos várias formatações na planilha, portanto, a exclusão da formatação ajudará você a salvar o tamanho do arquivo e a melhorar o desempenho da planilha.

Etapas para limpar a formatação do Excel

Passo 1: Primeiro, escolha o intervalo sobre o qual você deseja limpar a formatação.

Passo 2: Em seguida, vá até a guia Home> Grupo de Edição> Limpar> Limpar Formatos

Se a planilha do Excel contendo lotes de texto, então é a melhor opção.

2- Reduza o tamanho do arquivo de imagem adicionado no Microsoft Excel

Etapas para compactar ou alterar a resolução da imagem. A compactação não afeta a qualidade do seu arquivo do Excel. Se você não quiser todos os pixels em uma imagem, poderá optar pela opção de compactação e diminuir o tamanho do arquivo.

Passo 1: Abra o seu arquivo Excel que contém imagem ou logotipo e, em seguida, escolha a imagem ou imagens para comprimir.

Passo 2: Agora, vá para a guia Ferramentas de Imagem -> Formatar, e no grupo Ajustar você tem que clicar em Compactar Imagens.

Nota: Se você não conseguir ver a guia Ferramentas de Imagem – Formato, confirme se você selecionou uma imagem. Clique duas vezes na imagem para selecioná-la e abra a guia Formato.

Se você visualizar apenas o grupo Ajustar, o botão Compactar Imagens poderá aparecer sem um rótulo.

Para diminuir o tamanho de uma imagem específica e deixar todas as outras imagens presentes no documento, marque a caixa de seleção Aplicar somente a esta imagem.

Se você desmarcar a caixa de seleção Aplicar somente a esta imagem, ela substituirá quaisquer modificações anteriores feitas por outras imagens presentes neste documento.

Agora, vá para a resolução e selecione a resolução desejada e clique em OK.

3 – Converter o tipo de arquivo para o formato binário (XLSB)

Ao converter um arquivo excel para o formato binário pode reduzir o tamanho do arquivo excel com facilidade. Portanto, siga as etapas fornecidas e salve um arquivo do Excel no formato XLSB para diminuir o tamanho do arquivo.

Passo 1: clique na guia Arquivo e vá para a opção Salvar como.

Passo 2: Agora, clique no botão Browse para alterar o tipo de arquivo.

Passo 3: Na caixa de diálogo Salvar como, você precisa escolher o tipo de arquivo Pasta de trabalho binária do Excel (.xlsb). Clique em Salvar.

4 – Remover Fórmulas Desnecessárias

Ter muitas fórmulas complicadas pode afetar o tamanho do arquivo de um arquivo excel, portanto, neste método, tentaremos remover fórmulas indesejadas de uma pasta de trabalho do Excel.

Às vezes, quando você tem um conjunto de dados e não precisa das fórmulas, é melhor substituir essas fórmulas por valores. Siga as etapas abaixo para fazer isso:

Passo 1: Abra o arquivo excel e pressione as teclas ctrl + A para selecionar toda a planilha / conjunto de dados e, em seguida, pressione a tecla F5.

Passo 2: abra a opção Ir para e clique em “Especial”.

Passo 3: selecione as fórmulas e clique em OK.

Agora você selecionou todas as células que possuem uma fórmula.

Depois disso, siga as etapas abaixo para converter as fórmulas selecionadas em valores:

Passo 1: pressione ctrl + C para copiar as células selecionadas.

Passo 2: clique na guia Página Inicial e, no grupo Área de Transferência, clique em Colar.

Passo 3: clique no ícone Colar valor.

Assim, todas as células com fórmulas agora são convertidas nos valores.

Leia também: 5 métodos fáceis para mesclar linhas e colunas no Excel sem perder dados

 

5 – Otimize as fórmulas usadas

Depois de remover as fórmulas indesejadas, agora otimizaremos as fórmulas usadas usando as seguintes etapas:

Pule usando a função volátil ou instável como –

HOJE, AGORA, INDIRETO, RAND, RANDBETWEEN, CELL, OFFSET, INFO.

Você precisa substituir a função VLOOKUP, HLOOKUP e LOOKUP com INDEX & MATCH

Você também deve substituir as funções IF aninhadas por qualquer uma das seguintes:

REPT, INDEX & MATCH, SUMIF (s) ou lógica booleana

6 – Comprimir o arquivo (ZIP IT)

Este método é um pouco diferente, usando a opção de arquivo zip você pode comprimir o arquivo excel com facilidade. Ao compactar um arquivo do Excel, você pode reduzir um tamanho de arquivo de 10 a 15%.

Etapas para compactar um arquivo do Excel

Passo 1: Primeiro você tem que clicar com o botão direito do mouse no arquivo do Excel que você deseja zipar

Passo 2: Agora, leve o cursor do mouse até a opção Enviar para e clique na opção “Pasta compactada (zipada)”.

Depois de criar um arquivo compactado, compartilhe-o com outras pessoas e o receptor descompactará o arquivo para acessar o arquivo do Excel.

7 – Excluir as células não utilizadas

Para excluir a tabela não utilizada visível, as colunas e as células formatadas seguem a etapa abaixo.

Primeiro, você tem que selecionar todas as linhas para apresentar abaixo da sua última linha com conteúdo.

Em seguida, pressione Ctrl + ‘-’ no teclado para excluir as linhas.

Depois, clique no botão de borracha presente no lado direito da faixa Início.

Em seguida, clique em “Limpar tudo”.

Você precisa repetir as etapas acima em todas as planilhas, bem como nas colunas.

Por fim, salve a pasta de trabalho e verifique se o tamanho do arquivo está reduzido ou não

8 – Reduzir a formatação de condição do arquivo do Excel

Para fazer isso, você tem que escolher a planilha inteira, pressionando as teclas Ctrl + A da palavra-chave.

Agora, vá para a página inicial / formatação condicional / Gerenciar funções

Por fim, selecione os papéis irrelevantes e apague a regra

9 – Compactando o arquivo Excel

Este método é diferente da compactação zip,

Este truque não está presente no Microsoft Excel, mas esta opção está presente em todos os sistemas Windows para compactar o tamanho de vários arquivos que incluem o Microsoft Excel.

A fim de compactar o seu arquivo do Excel, você tem que encontrar o seu arquivo do Excel usando o Windows Explorer e, em seguida, clique direito sobre o arquivo.

Escolha Propriedades no menu de contexto e, em seguida, selecione o botão Avançado

Por fim, escolha “comprimir o conteúdo para economizar espaço em disco …”

10 – Reduza o tamanho das Tabelas Dinâmicas

Como já discutimos, as Tabelas Dinâmicas consomem muita memória e podem aumentar o tamanho do arquivo. Então, vamos tentar reduzir o tamanho das tabelas dinâmicas.

Existem basicamente 3 opções para reduzir o tamanho das tabelas dinâmicas:

Opção 1: às vezes, tabelas dinâmicas são criadas para verificar dados ou visualizar uma visão geral. Se você não precisar dessas Tabelas Dinâmicas na pasta de trabalho, remova a tabela dinâmica não utilizada.

Opção 2: Em vez de criar várias tabelas dinâmicas com o mesmo código-fonte, você deve copiá-las e usá-las onde precisar. Com isso, você pode compartilhar o mesmo cache de dados.

Opção 3: Evite salvar os dados de origem da Tabela Dinâmica com o arquivo. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na Tabela Dinâmica e, em seguida, vá para as Opções da Tabela Dinâmica. Agora, na guia de dados, desmarque a marca de “Salvar dados de origem com o arquivo”.

11 – Verificar e excluir células ocultas desnecessárias

Células ocultas também podem adicionar algum peso extra ao seu arquivo excel. Células ocultas indesejadas podem aumentar o tamanho do arquivo excel. As células da Microsoft ficam ocultas acidentalmente enquanto trabalham nas linhas ou colunas da planilha do Excel.

Se você descobrir que seu arquivo contém elementos ocultos indesejados, será necessário exibir as linhas e colunas da planilha do Excel e analisar se você precisa delas ou não. Exclua as células ocultas indesejadas.

Conclusão

Todos os métodos acima são muito eficazes e ajudarão você a reduzir o tamanho de um arquivo do Microsoft Excel.

Assim, espera-se que depois de aplicar todos os métodos acima discutidos 11 seu arquivo de excel se torne pequeno e otimizado.

Se você tiver alguma dúvida ou sugestão sobre este artigo ou sofrer de qualquer outro tipo de problema ao usar o arquivo do Microsoft Excel, por favor, entre em contato conosco em http://ask.repairmsexcel.com

Top 11 maneiras testadas para reduzir o tamanho do arquivo do Microsoft Excel sem excluir dados