Resumo:
Hoje, por meio desta postagem, você saberá qual é a razão do seu arquivo Excel superdimensionado . ou o que está tornando o tamanho do arquivo do Excel muito grande. Além disso, o blog também enfatiza como reduzir o tamanho do arquivo do Excel sem excluir dados.
Existem muitas causas que podem ajudar um arquivo do Excel a se tornar enorme; às vezes, a planilha do Excel torna-se muito grande enquanto na verdade contém muito poucas informações.
Uma pasta de trabalho grande do Excel pode gerar muitos problemas ao lidar com o arquivo, como o arquivo responder muito lentamente, levar mais tempo para salvar as alterações, demorar para carregar e muito mais.
O que está tornando o tamanho do arquivo do Excel muito grande?
A questão principal é “Que parte de um arquivo Excel causa o tamanho do arquivo grande. Se você não sabe o que está tornando o tamanho de seu arquivo do Excel muito grande , continue lendo os fatos a seguir e certamente obterá a resposta para sua consulta.
Informações enormes: geralmente, uma planilha com mais de 100.000 linhas e muitas colunas exige uma grande memória para armazenar.
Tabelas dinâmicas: Sim, a tabela dinâmica também pode afetar o tamanho do arquivo. As tabelas dinâmicas armazenam os dados originais, portanto, em cada uma das tabelas dinâmicas têm seu próprio conjunto de dados.
Add-ons e plugins: Alguns plugins significativamente cair para baixo o desempenho do seu livro do Excel. Se você estiver executando ou instalando vários plug-ins em sua pasta de trabalho do Excel, pare de fazer isso.
Formatação: caso as planilhas sejam formatadas, embora os intervalos de células não estejam em uso, o tamanho do arquivo pode aumentar.
Hiperlinks: às vezes, links de fontes externas em excesso causam travamentos freqüentes do aplicativo Excel. Portanto, descubra se o arquivo Excel está travando ou se outros arquivos vinculados a ele estão causando esse problema.
Arquivos de mídia: Se o seu arquivo Excel contém imagens / fotos / logotipo, ele pode transformar seu pequeno arquivo Excel em um grande.
Problemas de compatibilidade: alguns atributos do Excel não funcionam bem em todas as versões do Excel. As chances são altas de que seu arquivo Excel está passando por alguns problemas de compatibilidade. Então você precisa consertar primeiro.
Às vezes, os metadados do arquivo do Excel e outros conteúdos ocultos também podem aumentar o tamanho do arquivo.
Portanto, existem várias causas para um grande tamanho de arquivo do MS Excel, portanto, temos que aplicar diferentes truques para reduzi-lo. A solução pode depender do conteúdo da pasta de trabalho do Excel, se você não tiver certeza de qual está afetando seu arquivo do Excel, então você deve aplicá-los um por um.
Vamos começar a aplicar os truques fornecidos a seguir, um por um, para converter um arquivo grande do Excel em um tamanho compatível, reduzindo o tamanho do arquivo do Excel.
Como Para Reduzir Excel Tamanho do Arquivo?
Método 1 # Remova a formatação da célula
Ao criar um arquivo do Excel, aplicamos várias formatações sobre a planilha , portanto, a exclusão da formatação ajudará você a reduzir o tamanho do arquivo do Excel e aumentar o desempenho da planilha.
Etapas para limpar a formatação do Excel
Etapa 1: primeiro, escolha o intervalo sobre o qual deseja limpar a formatação.
Etapa 2: Em seguida, vá até: Guia Home > Grupo de edição > Limpar > Limpar formatos
Se a planilha do Excel contém muito texto, é a melhor opção.
Método 2 # Reduza o tamanho do arquivo de imagem adicionado no Microsoft Excel
Etapas para compactar ou alterar a resolução da imagem. A compactação não afeta a qualidade do arquivo Excel. Se você não quiser cada pixel de uma imagem, pode usar a opção de compactação e diminuir o tamanho do arquivo.
- Abra seu arquivo Excel que contém uma imagem ou logotipo e escolha a imagem ou imagens para compactar.
- Agora, vá até a aba Ferramentas de Imagem -> Formatar , e no grupo Ajustar como reduzir o tamanho do arquivo do Excel você deve clicar em Compactar Imagens .
Nota: Se você não conseguir ver a guia Ferramentas de Imagem – Formato , confirme que você selecionou uma imagem. Clique duas vezes na imagem para selecioná-la e abra a guia Formato .
- Se você estiver vendo apenas o grupo Ajustar , o botão Compactar imagens pode aparecer sem um rótulo.
- Para diminuir o tamanho de uma imagem específica e deixar todas as outras imagens presentes no documento, marque a caixa de seleção Aplicar apenas a esta imagem .
- Se você desmarcar a caixa de seleção Aplicar apenas a esta imagem , ela substituirá todas as modificações anteriores que você fez para outras imagens presentes neste documento.
- Agora, vá para Resolução e selecione a resolução desejada e clique em OK .
Método 3 # Converter tipo de arquivo em formato binário (XLSB)
Ao converter um arquivo do Excel para o formato binário, você pode reduzir o tamanho do arquivo do Excel com facilidade. Portanto, siga as etapas fornecidas e salve um arquivo Excel no formato XLSB para diminuir o tamanho do arquivo.
1: Clique na guia Arquivo e vá para a opção Salvar como .
2: Agora, clique no botão Procurar para alterar o tipo de arquivo.
3: Na caixa de diálogo Salvar como , você precisa selecionar o tipo de arquivo Pasta de trabalho binária do Excel ( .xlsb ). Clique em Salvar.
Método 4 # Remover fórmulas desnecessárias
Ter muitas fórmulas complicadas pode afetar o tamanho do arquivo de um arquivo do Excel, portanto, neste método, tentaremos remover fórmulas indesejadas de uma pasta de trabalho do Excel.
Às vezes, quando você tem um conjunto de dados e não precisa das fórmulas nele, é melhor substituir essas fórmulas por valores. Siga as etapas fornecidas abaixo para fazer isso:
- Abra o arquivo Excel e pressione as teclas ctrl + A para selecionar a planilha / conjunto de dados inteiro e pressione a tecla F5 .
- Abra a opção Go To e clique em ‘Special’ .
- Selecione as Fórmulas e clique em OK .
- Agora, você selecionou todas as células que possuem uma fórmula.
- Depois disso, siga as etapas abaixo para converter as fórmulas selecionadas em valores:
- Pressione ctrl + C para copiar as células selecionadas.
- Em seguida, clique na guia Home e, no grupo Clipboard , clique em Paste.
- Depois disso, clique no ícone Colar valor.
Portanto, todas as células com fórmulas agora são convertidas em valores.
Método 5 # Otimizar as fórmulas usadas
Depois de remover as fórmulas indesejadas, agora vamos otimizar as fórmulas utilizadas seguindo os seguintes passos:
Pule usando uma função volátil ou instável, como –
TODAY, NOW, INDIRECT, RAND, RANDBETWEEN, CELL, OFFSET, INFO.
Você precisa substituir as funções VLOOKUP, HLOOKUP e LOOKUP por INDEX & MATCH
Você também deve substituir as funções IF aninhadas por qualquer uma das seguintes :
REPT , INDEX & MATCH , SUMIF (s) ou lógica booleana
Método 6 # Compactar o arquivo (ZIP IT)
Este método é um pouco diferente, usando a opção de arquivo zip você pode compactar o arquivo excel com facilidade. Ao compactar um arquivo do Excel, você pode reduzir o tamanho do arquivo em cerca de 10-15%.
Etapas para compactar um arquivo Excel:
Etapa 1: primeiro, você precisa clicar com o botão direito no arquivo Excel que deseja compactar
Passo 2: Agora, leve o cursor do mouse até a opção Enviar para e clique na opção ‘Pasta compactada (zipada)’ .
É isso, após criar um arquivo compactado compartilhe-o com outras pessoas e o receptor irá descompactá-lo para acessar o arquivo Excel.
Método 7 # Excluir as células não utilizadas
Para excluir a tabela não usada visível, as colunas e células formatadas seguem a etapa fornecida a seguir.
- Primeiro, você deve selecionar todas as linhas para apresentar abaixo de sua última linha com conteúdo.
- Em seguida, pressione Ctrl + ‘-‘ no teclado para excluir as linhas.
- Depois disso, clique no botão de borracha presente no lado direito da faixa inicial.
- Em seguida, clique em ‘Limpar tudo’ .
- Você deve repetir as etapas acima em todas as planilhas e também nas colunas.
- Por último, salve a pasta de trabalho e verifique se o tamanho do arquivo é reduzido ou não
Método 8 # Reduzir a formatação de condição do arquivo Excel
- Para fazer isso, você deve escolher a planilha inteira pressionando as teclas Ctrl + A da palavra-chave.
- Agora, vá para Página inicial / Formatação condicional / Gerenciar funções
- Por fim, selecione as funções irrelevantes e apague a Regra.
Método 9 # Como Para Reduzir Excel tamanho do arquivo sem abertura
Com este método, você saberá como reduzir o tamanho do arquivo Excel sem abri-lo. Este método é diferente da compactação zip ,
Este truque não está presente no Microsoft Excel, mas esta opção está presente em todos os sistemas Windows para compactar o tamanho de vários arquivos que incluem o Microsoft Excel.
- Para compactar seu arquivo do Excel, você deve localizar o arquivo do Excel usando o Windows Explorer e clicar com o botão direito do mouse no arquivo.
- Escolha Propriedades no menu de contexto e selecione o Botão Avançado
- Por fim, escolha “ compactar o conteúdo para economizar espaço em disco … ”
Método 10 # Reduza o tamanho das tabelas dinâmicas
Como já discutimos, as tabelas dinâmicas consomem muita memória e podem aumentar o tamanho do arquivo. Portanto, tentaremos reduzir o tamanho das tabelas dinâmicas .
Existem basicamente 3 opções para reduzir o tamanho das tabelas dinâmicas :
Opção 1: às vezes, as tabelas dinâmicas são criadas para verificar os dados ou ter uma visão geral. Se você não precisa dessas tabelas dinâmicas em sua pasta de trabalho, remova a tabela dinâmica não utilizada.
Opção 2: em vez de criar várias tabelas dinâmicas com o mesmo código-fonte, você deve copiá-las e usá-las onde precisar. Com isso, você pode compartilhar o mesmo cache de dados.
Opção 3: evite salvar os dados de origem da Tabela Dinâmica com o arquivo. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na Tabela Dinâmica e vá para Opções da Tabela Dinâmica . Agora, na guia de dados, desmarque a marca de ‘ Salvar dados de origem com arquivo ‘.
Método 11 # Verificar e excluir células ocultas desnecessárias
As células ocultas também podem sobrecarregar o arquivo do Excel. Células ocultas indesejadas podem aumentar o tamanho do arquivo Excel. As células da Microsoft ficam ocultas acidentalmente ao trabalhar nas linhas ou colunas da planilha do Excel.
Se você descobrir que seu arquivo contém elementos ocultos indesejados, será necessário reexibir as linhas e colunas da planilha do Excel e analisar se precisa delas ou não. Exclua células ocultas indesejadas para reduzir o tamanho do arquivo do Excel.
Qual é o tamanho máximo do arquivo do Excel?
Se você nunca mais quiser enfrentar esse problema de arquivo Excel superdimensionado novamente no futuro, é importante ter o conhecimento correto do limite máximo de tamanho de arquivo do Excel.
Para saber disso, você deve ler este post informativo escrito especificamente sobre as especificações e limites do Excel.
Por fim, também quero concluir que primeiro faça um backup adequado dos dados do Excel antes de executar qualquer um desses métodos para reduzir o tamanho do arquivo do Excel.
Assim, se no caso de as correções aplicadas não funcionarem, pelo menos você tem a opção de reverter seus dados originais.
Conclusão:
Todos os métodos fornecidos acima são muito eficazes e irão ajudá-lo a reduzir o tamanho do arquivo Excel.
Portanto, espera-se que, após aplicar todos os 11 métodos discutidos acima para reduzir o tamanho do arquivo do Excel, você possa facilmente solucionar o erro “Memória máxima ou tamanho do arquivo excedido” do Excel. Se você tiver alguma dúvida ou sugestão sobre este artigo ou se estiver sofrendo de qualquer outro tipo de problema ao usar o arquivo do Microsoft Excel, compartilhe seu problema na seção de comentários deste blog.